Reduce la sobrecarga laboral en tu área TI: 5 pasos para lograrlo

Una sobrecarga laboral no es sinónimo de una mayor productividad, esto incluso puede llegar a disminuir la eficiencia, el nivel de bienestar de tus empleados y los resultados de tu área TI. Esta puede ser una barrera para la transformación de las áreas, por lo que empezar a reducir la carga laboral excesiva es un paso para superarla. 

Si notas que en tu área existe un alto nivel de estrés y frustración en cada equipo de trabajo, una elevada rotación del personal, constantes retrasos en la entrega de proyectos y otras señales, tu área puede tener una sobrecarga operativa. En este artículo te contaremos por qué es necesario reducir la carga laboral, cuáles son sus beneficios y a través de qué estrategias puedes lograrlo. Comencemos: 

¿Por qué reducir la sobrecarga laboral? 

Cuando tu área TI presenta una carga operativa excesiva tiende a reducir su rendimiento, puesto que el tiempo es la mayor limitante para llevar a cabo todas las actividades pendientes, lo que hace que la calidad de su servicio se vea afectada. 

Además, esto crea un círculo vicioso de estrés, desmotivación, poca eficiencia, un sentido de urgencia que frena la capacidad de innovación y el crecimiento empresarial. 

¿Cuáles son los beneficios de reducir la carga laboral en tu área de TI? 

Al reducir la sobrecarga operativa, los equipos de TI pueden dedicar un mayor porcentaje de tiempo a las actividades que aportan al cumplimiento de las metas planteadas: tareas estratégicas e innovadoras que aumenten la calidad de los servicios ofrecidos a los usuarios finales, creando así un ambiente de trabajo más saludable para todos. Entre los principales beneficios de reducir la sobrecarga operativa podemos encontrar los siguientes: 

• 1. Aumenta la productividad: La sobrecarga operativa es un freno para la productividad de tus empleados, así que priorizar las actividades y seguir un cronograma según esta priorización te ayudará a eliminarla y mejorar los niveles de eficiencia, eficacia y productividad. 
• 2. Aumenta el bienestar de tus colaboradores: Un sano nivel de carga operativa garantiza una sensación de bienestar entre los miembros de tu área TI. Esto no solo mejora el desempeño de cada persona, sino que también fomenta un ambiente más colaborativo, donde se pueden enfocar en tareas de mayor valor. 
• 3. Reduce la cifra de rotación: Sumado a lo anterior, el sano nivel de la carga operativa permite que la cifra de rotación de tus empleados se mantenga baja, puesto que se está creando un ambiente de trabajo equilibrado.  
• 4. Optimiza tus recursos: Este es otro de sus beneficios, ya que la gestión del tiempo y de cómo se llevan a cabo las actividades, entre otros, tienen un giro de 180° cuando se empieza a eliminar la sobrecarga operativa de tu área TI. 

5 pasos para reducir la carga laboral 

Aunque a primera vista pueda parecer un nuevo desafío, sí es posible eliminar la sobrecarga operativa a través de herramientas que te permitan analizar los flujos de trabajo, medir el nivel de satisfacción de los servicios que ofreces, contar con una visual 360° de las operaciones, automatizar la recepción de solicitudes cómo incidentes y requerimientos, entre otras funcionalidades que te brinda Calisof. 

Para eliminar la sobrecarga operativa debes seguir estos pasos: 

1. Analiza las tareas y flujos de trabajo 

Es necesario llevar la trazabilidad del rendimiento de tu equipo de TI y garantizar la entrega eficiente de los servicios de tu portafolio. Este análisis también permite optimizar la asignación de recursos y organizar mejor el cronograma de trabajo, lo que ayuda a gestionar problemas de manera proactiva y reducir la sobrecarga laboral, facilitando además la toma de decisiones dentro de tu área.  

2. Fomenta la gestión del tiempo a través del cumplimiento de tus ANS

Analizar el cumplimiento de tus Acuerdos de Nivel de Servicio (ANS) no solo mejora la eficiencia y gestión del tiempo, sino que también es clave para reducir la sobrecarga laboral. Cuando cuentas con este dato en tiempo real de cómo se están cumpliendo los compromisos pactados, puedes identificar tareas repetitivas o ineficientes que están saturando a tu equipo de trabajo. 

3. Automatiza la recepción de solicitudes 

Con Calisof puedes automatizar la recepción de solicitudes y así, centralizar y organizar las solicitudes recibidas en incidentes o requerimientos e, incluso, hacer seguimiento del estado de ellas. Esto aliviará esa carga manual que tiene el equipo de soporte y permitirá que preste un servicio más eficiente que incremente la satisfacción de los usuarios finales.  

4.  Diseña procesos preventivos en tu área y equipo de trabajo 

Diseñar estrategias para estructurar procesos que eliminen la reactividad y fomentar una mentalidad preventiva en tu equipo es clave para adelantarse a posibles inconvenientes antes de que estas impacten las operaciones y generen retrasos y otra serie de problemas. Esto permitirá que tu área no tenga que asumir las consecuencias en términos de tiempo y costos en caso de que las posibles fallas ocurran. Conoce cómo crear una mentalidad preventiva en tu equipo de trabajo. 

5. Implementa Calisof para transformar los procesos de tu área TI 

Calisof es el software ITSM con el que puedes simplificar las operaciones diarias centralizando la gestión de Usuarios – Dispositivos – Servicios - Aplicativos en una única plataforma.  

Nuestro software de mesa de ayuda te permite tomar el control de cada aspecto clave del soporte técnico, facilitando una administración más eficiente y rápida, lo que se traduce en una mayor productividad y una experiencia más fluida tanto para tu equipo como para tus usuarios finales. 

¿Qué otras estrategias puedes tomar para reducir la carga laboral y aumentar la satisfacción? 

Aquí te van unas recomendaciones que te serán muy útiles y que puedes adoptar en el día a día para aumentar la satisfacción en tu equipo de trabajo: 

Programa cortos descansos 

Aunque parezca paradójico, dejar que tus colaboradores tomen breves descansos durante la jornada laboral puede aumentar la productividad. Estas pausas activas ayudan a recargar energías, reducir el estrés y mejorar la concentración. Algunos beneficios incluyen: 

• Reducción del estrés. 
• Cambio de postura y rutina. 
• Alivio del estrés muscular y articular. 
• Mejora de las relaciones interpersonales. 

Reduce la cantidad de actividades realizadas en simultáneo 

Realizar varias tareas simultáneas puede disminuir la eficiencia hasta en un 40%. Fomenta que tus colaboradores enfoquen toda su concentración en una sola actividad a la vez para mejorar su productividad y rendimiento. 

Compensa las horas extras con tiempo libre 

En lugar de compensar las horas extras con dinero, considera ofrecer tiempo libre. Esta opción es más económica para la empresa y permite que los colaboradores se desconecten del trabajo, reduciendo el estrés y aumentando la satisfacción laboral. 

Recuerda que cuando implementas Calisof para la gestión de tu mesa de ayuda estás promoviendo la eficiencia, disminuyes la sobrecarga operativa y entregas valor a la organización, ya que incrementas los resultados de los servicios prestados. Conoce más sobre Calisof ahora. 

Al implementar estas prácticas, no solo estarás promoviendo el bienestar de tus colaboradores, sino también optimizando el rendimiento y la eficiencia en tu empresa.